數(shù)日前,收到了一個(gè)客戶投訴。
原因是與專利工程師溝通了兩次后,客戶認(rèn)為稿件仍然與自己的要求有相當(dāng)?shù)牟罹?,很不滿意。
隨之,公司啟動了投訴處理流程。
在復(fù)盤整個(gè)過程后,我們發(fā)現(xiàn)問題出現(xiàn)在了溝通環(huán)節(jié),而非專利工程師的撰寫水平不足。
雖然從表面上看,雙方的互動是積極的,稿件每次都發(fā)給了客戶進(jìn)行確認(rèn),文本中均做了標(biāo)注。除此以外,還與客戶做過電話溝通。符合我們的案件處理規(guī)程。
然而,客戶不滿意的感覺卻是真實(shí)存在的。
我們先回顧整個(gè)過程,包含客戶的要求與專利工程師的響應(yīng)過程,看看發(fā)生了什么。
第1次的郵件中,客戶僅提及了權(quán)利要求:
“關(guān)于權(quán)利要求,希望進(jìn)行調(diào)整,盡量放大權(quán)利要求1的范圍……”
專利工程師收到郵件后,在稿件修改中相應(yīng)擴(kuò)大了權(quán)利要求1的范圍。
第2次的郵件,客戶的要求變得具體和程度更深:
“辛苦您根據(jù)文本內(nèi)容再次進(jìn)行補(bǔ)充修改,對于文本內(nèi)容請?jiān)诔浞掷斫獾幕A(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣寡a(bǔ)充”
并且,在稿件中的批注中,重復(fù)了類似的要求:
“麻煩代理人老師,是否可以針對說明書內(nèi)容進(jìn)行一定的拓展,目前說明書內(nèi)容幾乎為完全照搬,希望能看到代理人的拓展補(bǔ)充。”
這時(shí)已能感覺到,文字中隱約透露出的客戶不滿之情。
收到第2封郵件后,專利工程師與客戶進(jìn)行了電話溝通,就客戶的要求做了口頭交流。
可惜的是,修改后的稿件與客戶的想象仍然有明顯的距離。
客戶改變了溝通方式,直接發(fā)了一件其他的專利文本,示例自己想象中的權(quán)利要求書和發(fā)明內(nèi)容的樣子。
這一次,大家都明白了。
到了照葫蘆畫瓢的程度,想不明白也很難了。
這時(shí),雙方的感覺也許是沖突的,可能都有抱怨之意。
專利工程師可能會想:早發(fā)給我這件案子不就好了,我一看就明白了。
客戶也許是這個(gè)想法:咋怎么說就不懂我的意思呢,非得給一件現(xiàn)成的案子直接參照才行,難道還要我手把手教你們寫案子么?
問題出在哪里?
首先,我聯(lián)想到另外一名專利代理師的親身故事。
我們有一名代理師,稱呼為申老師吧,在一次分享自己的經(jīng)驗(yàn)時(shí),講了自己處理案件和與客戶溝通的經(jīng)歷。
她是這么分享的:
申老師有個(gè)習(xí)慣,就是在收到客戶提供的技術(shù)交底書后,并不會立馬動手撰寫專利初稿,而是先聯(lián)系客戶,用什么方式聯(lián)系呢?不是用微信之類的文字類通訊工具,而是直接打電話與客戶交流。
往往有意外的收獲,她發(fā)現(xiàn)很多時(shí)候,客戶提供的技術(shù)交底書中記載的技術(shù)方案與客戶電話中的描述有區(qū)別。更有時(shí)候,客戶會在電話溝通中,講一些沒有記載于技術(shù)交底書的技術(shù)內(nèi)容,而這些內(nèi)容也是重要的技術(shù)資料。
還有,在與客戶的溝通中,申老師有時(shí)也會發(fā)現(xiàn)自己對技術(shù)交底書的理解不準(zhǔn)確,從而通過這次電話溝通更正了自己的了解。
經(jīng)過電話溝通后,她才著手撰寫專利初稿,這樣寫出來的初稿,往往客戶很滿意。
而且,部分的客戶后期特別指定她處理自己的案子,也很愿意額外支付代理人指定費(fèi)。這就進(jìn)入了良性循環(huán),客戶滿意的同時(shí),她也獲得了更高的服務(wù)費(fèi)收入。雙贏。
正是基于申老師的分享,如今我們也鼓勵專利工程師在撰寫專利過程中,尤其在撰寫前,先盡量與客戶多溝通溝通。
然而,本文開頭的這個(gè)案例,同樣的與客戶進(jìn)行了溝通,但得到的效果卻不一樣。
發(fā)生了什么?問題出在了理解上。
溝通是必要的,但溝通過程中的理解更加重要。
回頭再看本文開頭的案例,客戶對專利工程師的要求是:
“麻煩代理人老師,是否可以針對說明書內(nèi)容進(jìn)行一定的拓展,目前說明書內(nèi)容幾乎為完全照搬,希望能看到代理人的拓展補(bǔ)充?!?/p>
核心的要點(diǎn)是:拓展補(bǔ)充。
如何理解“拓展補(bǔ)充”?
專利工程師的大腦中,可能是這個(gè)樣子的:
對技術(shù)方案的保護(hù)范圍擴(kuò)展,要依據(jù)發(fā)明點(diǎn),結(jié)合現(xiàn)有技術(shù),從上下位、功能用途、特征替代等各個(gè)方面進(jìn)行合理的拓展,并注意不要過度拓展到現(xiàn)有技術(shù)重疊,使得原有的技術(shù)方案不具備創(chuàng)造性,最終導(dǎo)致在審查中為了滿足授權(quán)的條件,而被迫縮小權(quán)利要求保護(hù)范圍的情況出現(xiàn)。
綜合考慮后,專利工程師選擇某一個(gè),或者某幾個(gè)維度進(jìn)行拓展。
而客戶理解的“拓展補(bǔ)充”,可能是這樣子的:
之前我看到一件專利XX,感覺文本寫的挺好,我希望按照XX專利的樣子撰寫。
不但要有更大的保護(hù)范圍,形式上也要盡量一樣。
兩者之間的區(qū)別,到底在哪里呢?
專利工程師的理解可能是:條條大路通羅馬,只要能到達(dá)羅馬,哪條道路不重要,重要的是盡快抵達(dá)羅馬。
客戶的實(shí)際要求是:要盡快抵達(dá)羅馬,但一定要走我指定的這條道,不要選擇其他的道。
因此,客戶內(nèi)心中的想法可能是具體的,在大腦中有清晰的畫像。但表達(dá)出來卻是有些含糊和籠統(tǒng)的。雖然是這種表達(dá),但卻以為專利工程師能夠并且應(yīng)該充分的、明確的、具體的懂得自己的想法。然而,專利工程師由于職業(yè)習(xí)慣,往往會按照自己的慣性思維進(jìn)行理解,并且也同樣的自認(rèn)為已經(jīng)理解了客戶的意思。
于是,誤解就發(fā)生了。
當(dāng)專利工程師按照自己的理解撰寫案件時(shí),如果客戶內(nèi)心中的要求已經(jīng)有了清晰的畫像。撰寫的稿件讓客戶感覺到不滿,是難以避免的了。
就本文提到的客戶投訴,在啟動處理流程后,我們具體如何解決的呢?
我們約客戶做了一次線上會議,雙方進(jìn)行了詳細(xì)的溝通。在溝通的過程中,不但逐漸細(xì)化和明確了客戶的要求,并與客戶一起逐漸畫出了清晰的畫像。進(jìn)一步的,客戶當(dāng)場補(bǔ)充和增加一些之前沒有提及的要求,并達(dá)成了一致。由此,基本解決了本次客戶的投訴。
那么,如何通過規(guī)程優(yōu)化,在后期避免類似的情況發(fā)生呢?
專利代理機(jī)構(gòu)作為服務(wù)機(jī)構(gòu),也就是通常所說的乙方,相對于客戶是更有責(zé)任和義務(wù)提高自身溝通和理解的水平的。
換句話說,表達(dá)不清楚是客戶作為甲方的天然權(quán)利,但我們卻有義務(wù)盡量清楚的、明確的理解客戶的技術(shù)方案與要求。
就這一點(diǎn),碰巧上周與一名我們的客戶顧問聊天,對方提到了一個(gè)客戶,客戶要求與其服務(wù)的專利工程師,必須是學(xué)小分子核酸專業(yè)的。為啥呢,客戶沒有耐心講清楚技術(shù)方案的細(xì)節(jié),希望為其服務(wù)的專利工程師具有高度的理解能力,最好客戶三言兩語的講講技術(shù)方案,專利工程師就明白了。
這可能來自于客戶有過慘痛的經(jīng)歷,無論怎么講都發(fā)現(xiàn)對方不理解自己的技術(shù),于是乎客戶干脆要求專利工程師必須是匹配的專業(yè)的。
雖然這個(gè)例子略有極端,但絕大部分客戶多多少少都具有這個(gè)特點(diǎn)。因此專利行業(yè)有一個(gè)很有意思的現(xiàn)象,客戶往往要求專利工程師的專業(yè)與客戶的研發(fā)領(lǐng)域高度的匹配,卻對專利相關(guān)法律知識的水平高低提出要求。
既然客戶的要求有如此的共性,我們服務(wù)的規(guī)程優(yōu)化必然不能忽視。
通過本文開頭的案例,我們發(fā)現(xiàn)僅有溝通的動作還不夠,更重要的通過溝通,達(dá)到理解的目的。
如何做到準(zhǔn)確的理解呢?通過長時(shí)間與大量客戶的溝通,一定會逐漸提高理解能力。同時(shí),也可以通過如下的小技巧,獲得更快的提高速度。
1、對于客戶的表達(dá),多通過確認(rèn)來判斷自己的理解是否對不對。例如,當(dāng)客戶表達(dá)的語言略有含糊時(shí),把自己想到的可落地性的執(zhí)行方案,詢問并征求客戶的意見,來判斷是否理解有錯(cuò)誤。 2、當(dāng)認(rèn)為客戶的語言表達(dá)可能有不同的理解時(shí),通過提問使得客戶的表達(dá)更加具體。
例如,就本文開頭提到的實(shí)例,客戶要求進(jìn)行拓展時(shí),可以這么問:您提到的拓展,能否具體一些呢?或者這么問:我想到的拓展方式有這幾種,您看哪一種是您期望的?再或者,我發(fā)幾件其他專利的文本給您看看。然后告訴我哪件和您想要的更接近如何?
也許部分專利工程師有自己的想法,認(rèn)為客戶怎么這么固執(zhí),只要達(dá)到實(shí)質(zhì)上的要求,我們撰寫專利文本滿足保護(hù)范圍合理,權(quán)利穩(wěn)定等條件就可以了。干嘛非得寫成客戶要求的形式。
其實(shí),可以反過來想,既然哪種形式都可以,為啥不能寫成客戶要求的形式呢?
在非實(shí)質(zhì)上的問題,不去照顧和盡量考慮客戶的要求,恰恰也是我們專利從業(yè)者的偏執(zhí)的一種表現(xiàn)形式。
如果我們作為乙方也偏執(zhí)的話,少數(shù)客戶也許會遷就我們,但是很多客戶會默默地轉(zhuǎn)身離開,轉(zhuǎn)而選擇其他的服務(wù)機(jī)構(gòu)。
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